Algemene voorwaarden

Le Bar B.V. (statutaire naam en geregistreerde handelsnaam), KvK 42165588, geregistreerd vestigingsadres Pal Maleterstraat 19, 3573 PE Utrecht. Wij presenteren onze diensten onder de naam Le Bar Catering & Events. Onze operationele locatie is Overijsselhaven 9, 3433 PH Nieuwegein. Offertes, boekingen, wijzigingen en annuleringen: events@lebar.nl. Vragen over facturen en betalingen: events@lebar.nl. Algemene vragen en privacy: info@lebar.nl.

1. Begrippen en toepasselijkheid

1. Le Bar levert mobiele bars, drankarrangementen, workshops, catering- en eventdiensten en verhuurmaterialen.
2. De opdrachtgever is de persoon of organisatie die bij Le Bar boekt; het evenement is de gelegenheid waarop de overeenkomst betrekking heeft.
3. Deze voorwaarden gelden voor offertes en opdrachten als zij vóór het sluiten van de overeenkomst op een bewaarbare manier beschikbaar zijn gesteld.
4. De individuele offerte bepaalt de overeengekomen inhoud, aantallen, prijs, planning en eventuele uitsluitingen; specifieke schriftelijke afspraken gaan voor.
5. Wettelijke rechten van consumenten worden niet beperkt.

2. Aanvragen, offertes en boekingen

1. Een samenstelling via Event op Maat (inclusief de online eventconfigurator) is een offerteaanvraag, geen automatische reservering. Le Bar controleert beschikbaarheid, voorwaarden van partners en praktische uitvoerbaarheid.
2. Een offerte is 14 kalenderdagen geldig vanaf de offertedatum, tenzij anders vermeld. Deze geldigheidsduur garandeert geen beschikbaarheid voordat de boeking definitief is bevestigd.
3. Le Bar bevestigt een boeking pas als definitief nadat de opdrachtgever schriftelijk akkoord heeft gegeven én de vereiste betaling door Le Bar is ontvangen. Tot dan garandeert Le Bar geen beschikbaarheid.
4. Deze bevestigingsprocedure doet niet af aan verplichtingen die volgens het toepasselijke recht eventueel al eerder kunnen ontstaan.

3. Prijzen en bijkomende kosten

1. De offerte specificeert tarieven, btw, transport, eventuele reistijd, op- en afbouw en andere kosten. Voor consumenten worden wettelijk vereiste prijzen inclusief btw weergegeven.
2. Extra materialen, uren, consumpties en andere uitbreidingen worden uitsluitend tegen vooraf schriftelijk overeengekomen prijzen of tarieven in rekening gebracht, zoals vastgelegd in de offerte, boekingsbevestiging of een goedgekeurde aanvulling.
3. Online getoonde prijsberekeningen zijn indicatief tot bevestiging van de individuele offerte.

4. Betaling

1. Bij boeking meer dan 14 kalenderdagen vóór het evenement bedraagt de aanbetaling 50% van de offertewaarde.
2. De resterende 50% moet uiterlijk 14 kalenderdagen vóór het evenement door Le Bar zijn ontvangen.
3. Bij boekingen binnen 14 kalenderdagen vóór het evenement geldt 100% vooruitbetaling als voorwaarde voor definitieve bevestiging.
4. Bij te late betaling mag Le Bar, binnen de wettelijke grenzen en met inachtneming van vereiste aanmaningen en redelijke termijnen, de uitvoering opschorten. Rente en incassokosten worden uitsluitend conform toepasselijke wetgeving berekend.
5. Aanbetalingen worden bij annulering verrekend met de daadwerkelijk verschuldigde annuleringsvergoeding; zij vervallen niet automatisch.

5. Aantallen, wijzigingen en datumverplaatsing

1. De opdrachtgever meldt wijzigingen in aantallen, locatie, tijden en benodigde voorzieningen zo snel mogelijk schriftelijk.
2. Een verlaging van aantallen kan uiterlijk 14 kalenderdagen vóór het evenement worden aangevraagd. Zij wordt pas geldig na schriftelijke bevestiging door Le Bar, rekening houdend met reeds aangegane verplichtingen en bespaarde kosten.
3. Meer gasten, extra producten of gewijzigde tijden zijn afhankelijk van beschikbaarheid en prijsafspraken.
4. Bij datumverplaatsing onderzoekt Le Bar samen met de opdrachtgever de mogelijkheden. Eventuele aantoonbare meerkosten worden vooraf besproken; pas na schriftelijk akkoord geldt een nieuwe datum.
5. De opdrachtgever verstrekt het definitieve aantal gasten uiterlijk 14 kalenderdagen vóór het evenement. Allergieën, dieetwensen en belangrijke programmawijzigingen worden zo vroeg mogelijk gemeld; uiterste praktische deadlines voor specifieke cateringonderdelen kunnen in de offerte worden vastgelegd.

6. Annulering door de opdrachtgever

1. Annulering gebeurt schriftelijk; de ontvangstdatum bij Le Bar geldt als annuleringsdatum.
2. De volgende indicatieve annuleringsstaffel geldt als uitgangspunt, onder voorbehoud van de wettelijke toets op redelijkheid voor de geannuleerde opdrachtsom:

3. De vergoeding moet wettelijk toegestaan en redelijk zijn. In het bijzonder tegenover consumenten kan de vergoeding niet automatisch op het tabelpercentage worden vastgesteld; Le Bar houdt rekening met verricht werk, werkelijk aangegane verplichtingen, gemiste inkomsten voor zover redelijk, bespaarde kosten en mogelijkheden tot herinzet.
4. Aantoonbare, redelijke, niet te vermijden kosten voor externe leveranciers (bijvoorbeeld springkussen, foodtruck, personeel, cateraar of artiest) kunnen deel uitmaken van de vergoeding. Dezelfde kosten worden nooit dubbel berekend.
5. Le Bar beperkt kosten waar redelijk mogelijk, brengt eventuele terugbetalingen/besparingen in mindering en licht de berekening desgevraagd toe.
6. Ontvangen betalingen worden verrekend. Een te veel betaald bedrag wordt terugbetaald; wettelijk verschuldigde meerkosten kunnen aanvullend worden gefactureerd.
7. Dwingendrechtelijke rechten rond annulering, beëindiging of herroeping blijven onverlet.

7. Uitvoering, locatie en voorzieningen

1. De opdrachtgever zorgt voor een geschikte, veilige en toegankelijke evenementenlocatie en meldt vooraf bijzondere omstandigheden zoals trappen, smalle doorgangen, laad- en parkeermogelijkheden en ondergrond.
2. Le Bar meldt vooraf welke stroom-, water-, beschuttings- en ruimtevoorzieningen voor de geboekte onderdelen nodig zijn.
3. Partijen spreken in de offerte af wie verantwoordelijk is voor vergunningen, toestemming van de locatie-eigenaar en eventueel noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.
4. Onvoorziene extra werkzaamheden of kosten worden waar mogelijk vóór uitvoering besproken en schriftelijk bevestigd.
5. Bij buitenlocaties zorgt de opdrachtgever voor een geschikte, vlakke en voldoende tegen regen, wind en andere weersinvloeden beschutte werkplek voor barapparatuur en medewerkers. Le Bar mag het werk bij onveilige omstandigheden tijdelijk onderbreken, met aandacht voor een redelijke oplossing waar mogelijk.
6. Bij een afwijkende baropstelling of externe huurbar worden benodigde afmetingen en overige ruimtevereisten per evenement afgestemd. De benodigde opstellingsruimte, bereikbaarheid en eventuele maatvoering worden per opdracht afgestemd.

8. Verhuur, levering en ophalen — VERPLICHTE HANDTEKENINGEN

1. Gehuurde goederen blijven eigendom van Le Bar of de betrokken verhuurder.
2. Bij LE TAPBAR en andere verhuurde materialen wordt bij levering een leverings- en overdrachtsformulier ingevuld waarop aantallen, zichtbare toestand, bijzonderheden en eventueel foto’s staan.
3. Bij levering ondertekenen zowel Le Bar als de opdrachtgever of diens vooraf aangewezen bevoegde vertegenwoordiger het ingevulde formulier.
4. Bij ophalen controleren partijen de materialen opnieuw en ondertekenen beiden het retour-/ophaalformulier. Daarbij worden schade, vermissing en geopende reservefusten vastgelegd.
5. De opdrachtgever zorgt dat bij levering en ophalen de opdrachtgever zelf of een vooraf aangewezen bevoegde vertegenwoordiger aanwezig is om te controleren en te tekenen.
6. Indien die persoon ondanks een afspraak niet aanwezig is of niet wil tekenen, legt Le Bar de situatie vast met foto’s en een verslag en stuurt dit aan de opdrachtgever voor reactie. Dit verslag is niet automatisch doorslaggevend bewijs.
7. Handtekeningen bevestigen de vastlegging van waargenomen feiten; wettelijke rechten van beide partijen blijven bestaan.
8. De opdrachtgever gaat zorgvuldig om met huurmaterialen, volgt de instructies, meldt problemen onmiddellijk en verandert technische aansluitingen niet zonder toestemming.
9. De opdrachtgever bewaart de verhuurde materialen gedurende de overeengekomen huurperiode zorgvuldig en zorgt ervoor dat deze op het afgesproken ophaalmoment toegankelijk zijn. Specifieke schoonmaak-, bewaarplicht-, wachttijd- of verlate-retourkosten worden alleen berekend als die vooraf zijn overeengekomen en redelijk zijn.

9. LE TAPBAR — DIY

1. Het basispakket omvat een mobiele tapbar met tapinstallatie en twee aangesloten fusten van 20 liter volgens de bevestigde offerte.
2. De opdrachtgever kiest twee beschikbare fusten cocktails, bier of een combinatie.
3. Daarnaast worden twee verzegelde reservefusten meegeleverd. Voor deze reservefusten geldt OPEN = BETALEN: zolang het fust gesloten blijft wordt geen extra drankprijs in rekening gebracht; na openen of verbreken van de verzegeling is de volledige vooraf afgesproken fustprijs verschuldigd, ook als niet alles is getapt.
4. De soorten fusten, de vooraf overeengekomen prijzen voor eventueel geopende reservefusten en de prijzen van eventuele aanvullende drankenpakketten worden per boeking schriftelijk gespecificeerd.
5. De opdrachtgever laat het systeem zorgvuldig gebruiken, wijst een volwassen verantwoordelijke aan en zorgt dat alcoholverstrekking in overeenstemming met de wet verloopt.
6. Bedienend personeel en transport zijn uitsluitend inbegrepen indien expliciet overeengekomen.

10. LE BAR SIGNATURE, workshops en drankservice

1. De offerte bepaalt het drankenassortiment, het aantal gasten, servicetijden, de medewerkers en wat is inbegrepen.
2. Het standaard Signature-concept bestaat, tenzij anders overeengekomen, uit 3 uur barservice, één cocktail per gast, keuze uit drie cocktailsoorten, één onbeperkt verkrijgbare gekozen mocktail gedurende de servicetijd en het afgesproken assortiment overige dranken, waaronder Le Bar huis pils.
3. Extra cocktails, aanvullende consumpties en verlenging van servicetijden worden uitsluitend in rekening gebracht tegen de vooraf schriftelijk overeengekomen prijzen en tarieven, zoals vermeld in de offerte, boekingsbevestiging of een door de bevoegde contactpersoon goedgekeurde aanvulling. Het verbruik en de extra uren worden volgens de vooraf afgesproken methode geregistreerd.
4. De specifieke offerte beschrijft afwijkende workshops, drankbelevingen en opstellingen.

11. Event op Maat, online configurator en externe partners

1. Le Bar kan uitvoerende partners inzetten voor catering, tenten, meubilair, entertainment en andere onderdelen.
2. In de offerte worden relevante minimumafnames, voorzieningen, extra kosten en eventuele bijzondere voorwaarden van partners duidelijk gemaakt.
3. Beschikbaarheid, aantallen en pakketprijzen die de klant zelf online heeft gekozen worden door Le Bar gecontroleerd voordat een definitieve boeking wordt bevestigd.
4. Gebruik van uitvoerende partners ontheft Le Bar niet automatisch van haar eigen wettelijke en contractuele verantwoordelijkheden.
5. Le Bar is de contractpartij van de opdrachtgever en verzorgt één offerte en de facturatie voor de overeengekomen onderdelen van Event op Maat. Le Bar kan externe uitvoerders inschakelen, maar blijft verantwoordelijk voor de eigen contractuele verplichtingen. De opdrachtgever heeft Le Bar als centraal aanspreekpunt.

12. Meerwerk en bevoegdheid tot goedkeuren

1. Extra servicetijd, aanvullende producten, extra cocktails en andere meerkosten tijdens het evenement mogen uitsluitend worden goedgekeurd door de opdrachtgever of diens vooraf aangewezen bevoegde leidinggevende/contactpersoon op locatie.
2. De leidinggevende medewerker van Le Bar legt de goedkeuring en de overeengekomen tarieven of rekenwijze zo goed mogelijk schriftelijk vast, bijvoorbeeld per e-mail of bericht, en registreert aantallen of uren.
3. Niet vooraf geautoriseerd meerwerk wordt niet zomaar aan de opdrachtgever doorberekend, behoudens wettelijke uitzonderingen of andere uitdrukkelijke afspraken.

13. Alcohol, voedsel en veiligheid

1. Le Bar schenkt bij eigen bediening geen alcohol aan personen onder de 18 jaar, controleert waar nodig een legitimatiebewijs en kan alcoholverstrekking weigeren als de wet of veiligheid dit vereist.
2. Bij onveilige situaties, intimidatie of agressie mag Le Bar het werk tijdelijk onderbreken. Waar redelijk mogelijk wordt eerst gelegenheid geboden de situatie te herstellen.
3. De opdrachtgever meldt dieetwensen en allergieën tijdig; Le Bar controleert met de uitvoerder wat mogelijk is. Een volledig allergenenvrije bereiding wordt niet beloofd tenzij uitdrukkelijk bevestigd.

14. Schade en storingen

1. Schade en gebreken aan materialen worden zo spoedig mogelijk gemeld.
2. De opdrachtgever is voor schade of vermissing verantwoordelijk voor zover die op grond van wet en afspraken aan hem kan worden toegerekend. Een redelijke vergoeding bestaat uit aantoonbare herstelkosten of, indien herstel niet mogelijk is, de redelijke vervangingswaarde met inachtneming van leeftijd en staat van het materiaal.
3. Normale slijtage door zorgvuldig gebruik wordt niet in rekening gebracht.
4. Bij een storing krijgt Le Bar waar redelijk de kans om te herstellen, te vervangen of een passend alternatief aan te bieden.
5. Aansprakelijkheid wordt niet beperkt voor zover de wet dat niet toestaat, zoals bij opzet of bewuste roekeloosheid.

15. Onvoorziene omstandigheden en overmacht

1. Bij omstandigheden die uitvoering onmogelijk of onveilig maken, bespreken partijen zo spoedig mogelijk aanpassing, uitstel of andere passende oplossingen.
2. Extreem weer, ziekte of uitval van voorzieningen is niet zonder meer automatisch overmacht; dit hangt af van de situatie en toepasselijke wet.
3. Reeds betaalde bedragen en eventueel verrichte prestaties worden conform de wet afgerekend.

16. Klachten, foto’s en privacy

1. Klachten worden bij voorkeur direct op locatie gemeld zodat Le Bar kan proberen ze te verhelpen; klachten achteraf kunnen worden gestuurd aan events@lebar.nl.
2. Wettelijke rechten van consumenten worden niet beperkt door een te korte klachttermijn.
3. Voor verwerking van persoonsgegevens geldt de afzonderlijke privacyverklaring. Herkenbaar beeldmateriaal van gasten wordt voor marketing alleen gebruikt met een geschikte rechtsgrond en inachtneming van privacy- en portretrechten.

17. Recht en geschillen

1. Nederlands recht is van toepassing.
2. Le Bar en de opdrachtgever proberen geschillen eerst in overleg op te lossen.
3. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter, met behoud van de wettelijke rechten van consumenten.