1. Wie zijn wij?
Le Bar B.V. biedt haar diensten aan onder de naam Le Bar Catering & Events. Wij organiseren evenementen en verzorgen onder meer mobiele bars, cocktailcatering, workshops en verhuur. Voor persoonsgegevens die wij in het kader van deze activiteiten zelf verwerken, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
Le Bar B.V. — KvK 42165588.
Geregistreerd vestigingsadres: Pal Maleterstraat 19, 3573 PE Utrecht.
Operationele locatie: Overijsselhaven 9, 3433 PH Nieuwegein.
Algemene vragen en privacyverzoeken: info@lebar.nl.
Vragen over offertes, boekingen en evenementen: events@lebar.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de manier waarop je contact met ons hebt en welke diensten je afneemt, verwerken wij:
- je naam, contactgegevens en eventueel bedrijfsnaam, functie en factuur- of bezoekadres;
- gegevens over je evenement, zoals datum, locatie, tijden, aantal gasten, gekozen diensten, voorkeuren en bijzonderheden die je aan ons doorgeeft;
- correspondentie via e-mail, telefoon, formulieren en eventueel WhatsApp;
- offerte-, boekings-, factuur- en betalingsgegevens, waaronder betalingstatussen;
- informatie voor levering en retour van verhuurmaterialen, zoals de naam van de bevoegde contactpersoon, handtekeningen, aantallen en foto’s van materialen of hun toestand;
- technische gegevens die nodig zijn om de website te laten functioneren en te beveiligen, waaronder mogelijk IP-adres en loggegevens.
Wij vragen je geen onnodige bijzondere persoonsgegevens met ons te delen. Als dieet- of allergie-informatie noodzakelijk is voor catering, verwerken en delen we deze uitsluitend voor zover dat voor een veilige uitvoering nodig is. Geef bij voorkeur geen medische details door die daarvoor niet nodig zijn.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Vragen en terugbelverzoeken beantwoorden | Gerechtvaardigd belang bij klantcontact of stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst |
| Offertes opstellen, eventaanvragen verwerken en boekingen uitvoeren | Voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst, of gerechtvaardigd belang bij zakelijke contactpersonen |
| Leveren, ophalen en controleren van verhuurmaterialen | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige administratie en bescherming van eigendommen |
| Factureren, betalingen administreren en voldoen aan administratieve verplichtingen | Wettelijke verplichting en, waar nodig, uitvoering overeenkomst |
| Klachten behandelen, afspraken aantonen en geschillen oplossen | Gerechtvaardigd belang bij een correcte dienstverlening en rechtspositie |
| Website technisch beheren en beveiligen | Gerechtvaardigd belang en, voor zover van toepassing, noodzakelijke technische verwerking |
| Niet-noodzakelijke tracking of marketingcookies | Toestemming, als zulke technieken daadwerkelijk worden gebruikt |
Wij gebruiken de gegevens niet zonder passende rechtsgrond voor andere doeleinden.
4. Event op Maat en externe partners
Wanneer je via Event op Maat een aanvraag indient, gebruiken wij jouw evenementgegevens om de mogelijkheden te beoordelen, een offerte op te stellen en — na bevestiging — de afgesproken diensten uit te voeren. Het samenstellen van een evenement via de website is op zichzelf geen definitieve boeking.
Voor de uitvoering kan het noodzakelijk zijn om beperkte gegevens te delen met bijvoorbeeld cateraars, verhuurbedrijven, entertainers, personeelsdiensten of logistieke partners. Wij delen alleen gegevens die zij voor hun specifieke taak nodig hebben, zoals datum, locatie, aantal gasten, planning en relevante dieetwensen. Niet elke partner ontvangt jouw volledige contact- of betalingsgegevens.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wanneer dat nodig is voor de genoemde doeleinden, kunnen gegevens worden verwerkt door onze leveranciers van hosting, websiteformulieren, e-mail, administratie, boekhouding en de hierboven genoemde evenementpartners. Waar een partij persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, maken wij passende verwerkersafspraken.
Wij kunnen gegevens ook verstrekken als dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk om rechten te beschermen. Of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, hangt af van de daadwerkelijk gebruikte diensten. Indien van toepassing zorgen wij voor een passende doorgiftegrondslag en informeren wij daarover.
6. Hoelang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- Niet-omgezette aanvragen: als uitgangspunt maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een lopend geschil of een andere gerechtvaardigde reden.
- Administratie en facturen: de gegevens die onderdeel uitmaken van onze fiscale administratie bewaren wij volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in beginsel 7 jaar.
- Contracten, boekingscorrespondentie en leverings-/retourdocumenten: gedurende de periode die noodzakelijk is voor uitvoering, nazorg en het afhandelen van mogelijke claims; wij stellen hiervoor een interne bewaartermijn vast en beperken de toegang.
- Technische logs en cookiegegevens: afhankelijk van de techniek en de hieronder genoemde cookie-instellingen.
Wij wissen of anonimiseren gegevens wanneer de bewaartermijn is verstreken, tenzij een wettelijke verplichting of lopend geschil langer bewaren rechtvaardigt.
7. Cookies en websitegebruik
Onze website kan functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de site goed te laten werken. Daarnaast kunnen analytische of marketingtechnieken worden gebruikt, maar alleen als deze daadwerkelijk zijn ingericht en met de vereiste informatie en toestemmingen.
Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf via de cookiebanner of een gelijkwaardige instelling. Je kunt je toestemming ook weer intrekken. Een overzicht van daadwerkelijk gebruikte cookies, aanbieders, doelen en bewaartermijnen hoort bij de cookie-instellingen of een afzonderlijk cookieoverzicht.
8. Je privacyrechten
Je hebt, afhankelijk van de situatie, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en verleende toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
Stuur je verzoek naar info@lebar.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand, behoudens een wettelijk toegestane verlenging. Soms moeten we eerst controleren of de aanvraag echt van jou komt. Bepaalde gegevens mogen of moeten wij ondanks een verwijderverzoek bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht.
Ben je niet tevreden over onze omgang met je gegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Toegang is beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben. Denk je dat er persoonsgegevens zijn gelekt of misbruikt, neem dan contact op via info@lebar.nl.
10. Kinderen en geautomatiseerde besluiten
Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op kinderen. Wij nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Een eventuele online prijsindicatie of eventconfiguratie wordt vóór definitieve boeking door ons gecontroleerd.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze diensten of gegevensverwerkingen veranderen. De actuele versie staat op onze website.
Versiedatum: 12 oktober 2026.
